CAPITULO I
DA NATUREZA, OBJETIVOS E FINALIDADES
Art. 1°. A Ouvidoria é o órgão de promoção e defesa dos direitos de docentes, técnico-administrativos, comunidade externa, e discentes dos cursos (presenciais e à distância) em suas relações com o Centro Universitário Tocantinense Presidente Antônio Carlos – UNITPAC em suas diferentes instâncias administrativas e acadêmicas, assim como na prestação de serviços.
Parágrafo Único: A Ouvidoria não tem caráter administrativo, executivo, judicativo ou deliberativo, exercendo papel mediador nas relações envolvendo as instâncias do UNITPAC e os integrantes das comunidades, interna e externa.
Art. 2º. São objetivos da Ouvidoria:
Defesa dos direitos dos discentes e docentes, colaboradores e comunidade externa em suas relações com o UNITPAC;
A promoção, junto às várias instâncias acadêmicas e administrativas, dos direitos de grupos vulneráveis ou discriminados;
Sistematização e divulgação de informações relativas às demandas recebidas, inclusive através de relatórios, que contribuam para o monitoramento e aperfeiçoamento das normas e procedimentos acadêmicos, administrativos e institucionais;
Desenvolvimento, junto às várias instâncias acadêmico-administrativas, de medidas que favoreçam a participação da comunidade interna e externa na garantia dos direitos dos cidadãos e na promoção da melhoria das atividades desenvolvidas pela Instituição.
CAPÍTULO II
DA VINCULAÇÃO ADMINISTRATIVA E ATRIBUIÇÕES
Art. 3°. A Ouvidoria está diretamente vinculada à Reitoria, resguardada sua independência funcional no âmbito de suas atribuições.
Art. 4°. A Ouvidoria tem como atribuições:
- Ouvir reclamações, críticas, elogios e quaisquer outras manifestações dos membros do Corpo Discente, do Corpo Docente, do Corpo Técnico-Administrativo e da sociedade em referência à atuação de qualquer pessoa ou órgão do UNITPAC, dando-lhes o devido encaminhamento;
- Receber denúncias quanto a quaisquer efetivas ou potenciais violações de direitos, ilegalidades e faltas éticas associadas a colaboradores que possam ser vinculadas direta ou indiretamente ao UNITPAC;
- Apurar a pertinência e a veracidade de quaisquer manifestações junto aos órgãos competentes, e, no caso de procedência quanto a críticas negativas, faltas éticas, reclamações, irregularidades e/ou ilegalidades, requerer aos órgãos envolvidos e/ou colaboradores as providências necessárias ao seu deslinde;
- Desenvolver atividades de forma íntegra, transparente e objetivo de prevenir conflitos e solucionar divergências.
- Atuar visando à realização dos direitos de todos os componentes da comunidade acadêmica e da sociedade em referência à atuação institucional do UNITPAC;
- Manter registros de atendimentos, de forma arquivada e sigilosa.
- Analisar o conteúdo das manifestações recebidas, e, em sendo o caso, identificando regularidades, recomendar aos órgãos responsáveis pela área em que ocorra a adoção de providências visando o aprimoramento das atividades institucionais;
- Responder ao requerente/solicitante/participante no prazo mínimo de 10 dias úteis ou máximos de 15 dias úteis, as solicitações.
- Produzir mensalmente relatório sintético de suas atividades para apreciação da Reitoria.
- 1º Os relatórios mensais, trimestrais ou semestrais deverão conter a descrição das atividades, podendo incluir melhorias dirigidas à comunidade acadêmica a fim de preservar o respeito dos seus direitos, documentando, de maneira padronizada, todas as ocorrências, incidentes e soluções de problemas apresentados à sua consideração.
- 2º A Ouvidoria, com base no princípio da confidencialidade, deverá manter sob sigilo o nome do demandante, salvo nos casos em que sua identificação, junto aos órgãos do UNITPAC, seja indispensável para a solução do problema e atendimento do interessado.
Art. 5º. Todas as demandas apresentadas à Ouvidoria serão documentadas, em ordem cronológica, constando obrigatoriamente em seu registro, no mínimo:
- Data do recebimento da demanda;
- Tipo de demanda (esclarecimento, reclamação, crítica, elogio, dúvida, sugestão, denúncia, outros);
- Nome do demandante, salvo quando advindo o disposto no Parágrafo Único do artigo 5º;
- Categoria (discente, docente, técnico-administrativo, comunidade externa, outros);
- Dados para contato (endereço, telefone e/ou e-mail do demandante, outros), salvo quando advindo o disposto no Parágrafo Único do artigo 5º;
- Forma de contato mantido (pessoalmente, por telefone, carta, e-mail, outros);
- Protocolo de acompanhamento no sistema de controle;
- Unidade/curso/área institucional envolvido/a;
- Manifestação/situação apresentada;
- Data do envio à unidade/ao setor envolvido/a;
- Resposta encaminhada pela Unidade/pelo setor envolvido/a;
- Data da resposta;
- Contatos com o demandante;
- Data dos contatos com o demandante; e
- Situação (ativa, em curso, finalizada, arquivada).
Parágrafo Único: Os registros acobertados pelo anonimato não geram obrigatoriedade de aviso de recebimento, informações e/ou resposta.
Art. 6º. No cumprimento de suas atribuições, a Ouvidoria contará com a colaboração de gestores, docentes e funcionários, para o que deverá formalizar solicitação às unidades ou aos órgãos da administração em que estejam lotados.
Art. 7º. O funcionamento da Ouvidoria se dará da seguinte forma, salvo em situações que demandem procedimentos diversos:
- Efetivação do registro;
- Análise do registro;
- Encaminhamento do registro;
- Gerenciamento da questão pelo responsável;
- Retorno à Ouvidoria;
- Resposta ao autor do registro; e
- 1º Recebidas as manifestações, a Ouvidoria fará o encaminhamento, seguindo a linha hierárquica institucional, para que esta dê conhecimento de seu teor aos envolvidos.
- 2º Competirá ao chefe hierárquico encaminhar à Ouvidoria resposta acerca dos encaminhamentos dados à matéria objeto da manifestação, observados os prazos estabelecidos pela Ouvidoria e constantes neste Regulamento.
- 3º Quando a linha hierárquica revelar-se insuficiente ou ineficaz para oferecer resposta à determinada demanda, o assunto será encaminhado à Reitoria.
Art. 8º. A Ouvidoria não será responsável pela apuração de reclamações ou denúncias, ou por qualquer providência decorrente de processo administrativo que venha a ser instaurado a partir de ações por ela desenvolvidas.
Art. 9º. A Ouvidoria receberá os seguintes tipos de manifestação:
- Elogio: demonstração, reconhecimento ou satisfação sobre o serviço oferecido ou o atendimento recebido;
- Sugestão: proposição de ideia ou formulação de proposta de aprimoramento de políticas e serviços prestados pelo UNITPAC;
- Solicitação: requerimento de adoção de providência por parte da administração do UNITPAC;
- Reclamação: demonstração de insatisfação relativa ao serviço do Centro Universitário;
- Denúncia: comunicação de prática de ato desrespeitoso, em desobediência às normas da Instituição, contrário a moral e aos bons costumes, incompatível com a dignidade universitária, ou de ato ilícito, cuja solução dependa da atuação de órgão de controle interno ou externo.
Parágrafo único: A Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente de qualquer das manifestações recebidas em até cinco dias úteis.
Art. 10. Os órgãos que forem indicados em manifestação dirigida à Ouvidoria deverão pronunciar-se sobre o objeto das demandas nos seguintes prazos:
- Sugestão: dez dias úteis a contar do recebimento;
- Solicitação: dez dias úteis a contar do recebimento;
- Reclamação: quinze dias úteis a contar do recebimento; e
- Denúncia: quinze dias úteis a contar do recebimento.
Parágrafo único: A apresentação das respostas poderá ser prorrogável por igual período, uma única vez, mediante justificativa apresentada e deferida pelo Ouvidor, desde que dentro dos prazos estabelecidos no caput.
Art. 11. Não havendo resposta por parte do setor responsável, dentro dos prazos definidos, o Ouvidor, no uso de suas atribuições, solicitará providências junto ao setor hierárquica e imediatamente superior.
Art. 12. O elogio direcionado a agente específico deve ser a ele encaminhado, dando-se ciência ao superior hierárquico, bem como à área de gestão de pessoas, para eventual registro em folha funcional.
Parágrafo único: No caso do elogio, é conclusiva a resposta que contenha informação sobre o recebimento e, se for o caso, o encaminhamento.
Art. 13. Recebida a sugestão, a Ouvidoria deverá encaminhá-la às áreas responsáveis para análise e, se necessário, providências.
Parágrafo único: Será considerada conclusiva a resposta que oferece ao interessado a análise prévia realizada, bem como as medidas promovidas nas áreas internas, ou a justificativa, no caso de impossibilidade de fazê-lo.
Art. 14. Recebida a solicitação ou a reclamação, a Ouvidoria deverá encaminhá-la às áreas responsáveis para análise e, se necessário, providências.
- 1º Entende-se por conclusiva a resposta que encerra o tratamento da manifestação, oferecendo solução de mérito ou informando a impossibilidade de seu prosseguimento.
- 2º A Ouvidoria deverá informar à Reitoria a existência de reclamação praticada por funcionário ou docente da Instituição.
Art. 15. Para o recebimento pela Ouvidoria, a denúncia deverá conter elementos mínimos de autoria e materialidade.
- 1º No caso da denúncia, entende-se por conclusiva a resposta que contenha informação sobre encaminhamento aos órgãos internos competentes para a apuração dos fatos e os resultados da apuração.
- 2º A denúncia poderá ser encerrada quando:
- Estiver dirigida a órgão manifestamente incompetente para dar-lhe tratamento;
- Não apresentar elementos mínimos indispensáveis à sua apuração; ou
- Seu autor descumprir os deveres de expor os fatos conforme a verdade; de proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; agir de modo temerário; ou deixar de prestar as informações que lhe forem solicitadas para o esclarecimento dos fatos.
- 3º A Ouvidoria deverá informar à Reitoria a existência de denúncia praticada por funcionário ou docente da Instituição.
CAPÍTULO III
DO OUVIDOR E SUAS ATRIBUIÇÕES
Art. 16. O Ouvidor Responsável é aquele designado pela Reitoria.
Art. 17. São atribuições do Ouvidor:
- Garantir que todas as demandas recebidas e suas respectivas sugestões apresentadas tenham resposta conclusiva, obedecendo aos prazos estabelecidos no art. 9º e seguintes.
- Cumprir e fazer estabelecer este Regulamento.
CAPÍTULO IV
DO AFASTAMENTO DO OUVIDOR E PROCEDIMENTOS ÉTICOS
Art. 18. O afastamento do Ouvidor no curso do mandato poderá ocorrer:
- A seu pedido;
- Por exercício de atividade ou função que configure conflito de interesse com o cargo;
- Por conduta ética incompatível com a função ou por negligência no cumprimento de suas obrigações e funções, assim deliberado pelo Conselho Superior, respeitado amplo direito de defesa;
- Se incorrer em penalidade decorrente de processo administrativo disciplinar;
- Se for condenado por crime em decisão judicial transitada em julgado;
- Se desligado do quadro administrativo; e
- Se, por iniciativa da Reitoria for indicada a alteração do Ouvidor.
Parágrafo Único: Em caso de afastamento, a indicação de novo Ouvidor observará as disposições deste Regimento.
Art. 19. À equipe da Ouvidoria, no exercício de suas funções, será exigido comportamento ético, zeloso, transparente, imparcial, sigiloso, íntegro, digno e respeitoso compatível com princípio da Declaração Universal dos Direitos Humanos, da Constituição da República Federativa do Brasil e Regimento Interno do UNITPAC.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 20. A Reitoria, os Vice-Reitores, Diretores, Coordenadores, Chefes e demais dirigentes de órgãos que compõem a estrutura organizacional do UNITPAC deverão cooperar com a Ouvidoria no exercício de suas atribuições, facilitando, sempre que necessário e possível, o seu acesso a serviços, informações e servidores.
Art. 21. Os casos omissos serão resolvidos pelo Reitoria.
Art. 22. A Ouvidoria não apreciará questões que tenham por objeto análise de decisão judicial ou de questão posta em juízo.
Art. 23. O presente passa a vigorar a partir da data da sua aprovação e publicação.
Araguaína, junho de 2015.
Conselho Superior