Ouvidoria

Regulamento Interno - Ouvidoria

CAPITULO I

DA NATUREZA, OBJETIVOS E FINALIDADES

 

Art. 1°. A Ouvidoria é o órgão de promoção e defesa dos direitos de docentes, técnico-administrativos, comunidade externa, e discentes dos cursos (presenciais e à distância) em suas relações com o Centro Universitário Tocantinense Presidente Antônio Carlos – UNITPAC em suas diferentes instâncias administrativas e acadêmicas, assim como na prestação de serviços.

Parágrafo Único: A Ouvidoria não tem caráter administrativo, executivo, judicativo ou deliberativo, exercendo papel mediador nas relações envolvendo as instâncias do UNITPAC e os integrantes das comunidades, interna e externa.

 

Art. 2º. São objetivos da Ouvidoria:

Defesa dos direitos dos discentes e docentes, colaboradores e comunidade externa em suas relações com o UNITPAC;

A promoção, junto às várias instâncias acadêmicas e administrativas, dos direitos de grupos vulneráveis ou discriminados;

Sistematização e divulgação de informações relativas às demandas recebidas, inclusive através de relatórios, que contribuam para o monitoramento e aperfeiçoamento das normas e procedimentos acadêmicos, administrativos e institucionais;

Desenvolvimento, junto às várias instâncias acadêmico-administrativas, de medidas que favoreçam a participação da comunidade interna e externa na garantia dos direitos dos cidadãos e na promoção da melhoria das atividades desenvolvidas pela Instituição.

 

CAPÍTULO II

DA VINCULAÇÃO ADMINISTRATIVA E ATRIBUIÇÕES

 

Art. 3°. A Ouvidoria está diretamente vinculada à Reitoria, resguardada sua independência funcional no âmbito de suas atribuições.

 

Art. 4°. A Ouvidoria tem como atribuições:

  1.         Ouvir reclamações, críticas, elogios e quaisquer outras manifestações dos membros do Corpo Discente, do Corpo Docente, do Corpo Técnico-Administrativo e da sociedade em referência à atuação de qualquer pessoa ou órgão do UNITPAC, dando-lhes o devido encaminhamento;
  2.         Receber denúncias quanto a quaisquer efetivas ou potenciais violações de direitos, ilegalidades e faltas éticas associadas a colaboradores que possam ser vinculadas direta ou indiretamente ao UNITPAC;
  •        Apurar a pertinência e a veracidade de quaisquer manifestações junto aos órgãos competentes, e, no caso de procedência quanto a críticas negativas, faltas éticas, reclamações, irregularidades e/ou ilegalidades, requerer aos órgãos envolvidos e/ou colaboradores as providências necessárias ao seu deslinde;
  1.           Desenvolver atividades de forma íntegra, transparente e objetivo de prevenir conflitos e solucionar divergências.
  2.           Atuar visando à realização dos direitos de todos os componentes da comunidade acadêmica e da sociedade em referência à atuação institucional do UNITPAC;
  3.           Manter registros de atendimentos, de forma arquivada e sigilosa.
  •         Analisar o conteúdo das manifestações recebidas, e, em sendo o caso, identificando regularidades, recomendar aos órgãos responsáveis pela área em que ocorra a adoção de providências visando o aprimoramento das atividades institucionais;
  •           Responder ao requerente/solicitante/participante no prazo mínimo de 10 dias úteis ou máximos de 15 dias úteis, as solicitações.
  1.           Produzir mensalmente relatório sintético de suas atividades para apreciação da Reitoria.

                                

  • Os relatórios mensais, trimestrais ou semestrais deverão conter a descrição das atividades, podendo incluir melhorias dirigidas à comunidade acadêmica a fim de preservar o respeito dos seus direitos, documentando, de maneira padronizada, todas as ocorrências, incidentes e soluções de problemas apresentados à sua consideração.

 

  • A Ouvidoria, com base no princípio da confidencialidade, deverá manter sob sigilo o nome do demandante, salvo nos casos em que sua identificação, junto aos órgãos do UNITPAC, seja indispensável para a solução do problema e atendimento do interessado.

 

Art. 5º. Todas as demandas apresentadas à Ouvidoria serão documentadas, em ordem cronológica, constando obrigatoriamente em seu registro, no mínimo:

 

  1.           Data do recebimento da demanda;
  2.           Tipo de demanda (esclarecimento, reclamação, crítica, elogio, dúvida, sugestão, denúncia, outros);
  •           Nome do demandante, salvo quando advindo o disposto no Parágrafo Único do artigo 5º;
  1.           Categoria (discente, docente, técnico-administrativo, comunidade externa, outros);
  2.           Dados para contato (endereço, telefone e/ou e-mail do demandante, outros), salvo quando advindo o disposto no Parágrafo Único do artigo 5º;
  3.           Forma de contato mantido (pessoalmente, por telefone, carta, e-mail, outros);
  •           Protocolo de acompanhamento no sistema de controle;
  •           Unidade/curso/área institucional envolvido/a;
  1.           Manifestação/situação apresentada;
  2.           Data do envio à unidade/ao setor envolvido/a;
  3.           Resposta encaminhada pela Unidade/pelo setor envolvido/a;
  •          Data da resposta;
  •          Contatos com o demandante;
  •          Data dos contatos com o demandante; e
  1.           Situação (ativa, em curso, finalizada, arquivada).

 

Parágrafo Único: Os registros acobertados pelo anonimato não geram obrigatoriedade de aviso de recebimento, informações e/ou resposta.

 

Art. 6º. No cumprimento de suas atribuições, a Ouvidoria contará com a colaboração de gestores, docentes e funcionários, para o que deverá formalizar solicitação às unidades ou aos órgãos da administração em que estejam lotados.

 

Art. 7º. O funcionamento da Ouvidoria se dará da seguinte forma, salvo em situações que demandem procedimentos diversos:

  1.           Efetivação do registro;
  2.           Análise do registro;
  •          Encaminhamento do registro;
  1.           Gerenciamento da questão pelo responsável;
  2.           Retorno à Ouvidoria;
  3.           Resposta ao autor do registro; e

                   

  • Recebidas as manifestações, a Ouvidoria fará o encaminhamento, seguindo a linha hierárquica institucional, para que esta dê conhecimento de seu teor aos envolvidos.
  • Competirá ao chefe hierárquico encaminhar à Ouvidoria resposta acerca dos encaminhamentos dados à matéria objeto da manifestação, observados os prazos estabelecidos pela Ouvidoria e constantes neste Regulamento.
  • Quando a linha hierárquica revelar-se insuficiente ou ineficaz para oferecer resposta à determinada demanda, o assunto será encaminhado à Reitoria.

Art. 8º. A Ouvidoria não será responsável pela apuração de reclamações ou denúncias, ou por qualquer providência decorrente de processo administrativo que venha a ser instaurado a partir de ações por ela desenvolvidas.

 

Art. 9º. A Ouvidoria receberá os seguintes tipos de manifestação:

 

  1.           Elogio: demonstração, reconhecimento ou satisfação sobre o serviço oferecido ou o atendimento recebido;
  2.           Sugestão: proposição de ideia ou formulação de proposta de aprimoramento de políticas e serviços prestados pelo UNITPAC;
  •           Solicitação: requerimento de adoção de providência por parte da administração do UNITPAC;
  1.           Reclamação: demonstração de insatisfação relativa ao serviço do Centro Universitário;
  2.        Denúncia: comunicação de prática de ato desrespeitoso, em desobediência às normas da Instituição, contrário a moral e aos bons costumes, incompatível com a dignidade universitária, ou de ato ilícito, cuja solução dependa da atuação de órgão de controle interno ou externo.

Parágrafo único: A Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente de qualquer das manifestações recebidas em até cinco dias úteis.

 

Art. 10. Os órgãos que forem indicados em manifestação dirigida à Ouvidoria deverão pronunciar-se sobre o objeto das demandas nos seguintes prazos:          

  1.           Sugestão: dez dias úteis a contar do recebimento;
  2.           Solicitação: dez dias úteis a contar do recebimento;
  •           Reclamação: quinze dias úteis a contar do recebimento; e
  1.           Denúncia: quinze dias úteis a contar do recebimento.

 

Parágrafo único: A apresentação das respostas poderá ser prorrogável por igual período, uma única vez, mediante justificativa apresentada e deferida pelo Ouvidor, desde que dentro dos prazos estabelecidos no caput.

Art. 11. Não havendo resposta por parte do setor responsável, dentro dos prazos definidos, o Ouvidor, no uso de suas atribuições, solicitará providências junto ao setor hierárquica e imediatamente superior.

 

Art. 12. O elogio direcionado a agente específico deve ser a ele encaminhado, dando-se ciência ao superior hierárquico, bem como à área de gestão de pessoas, para eventual registro em folha funcional.

Parágrafo único: No caso do elogio, é conclusiva a resposta que contenha informação sobre o recebimento e, se for o caso, o encaminhamento.

 

Art. 13. Recebida a sugestão, a Ouvidoria deverá encaminhá-la às áreas responsáveis para análise e, se necessário, providências.

Parágrafo único: Será considerada conclusiva a resposta que oferece ao interessado a análise prévia realizada, bem como as medidas promovidas nas áreas internas, ou a justificativa, no caso de impossibilidade de fazê-lo.

 

Art. 14. Recebida a solicitação ou a reclamação, a Ouvidoria deverá encaminhá-la às áreas responsáveis para análise e, se necessário, providências.

  • Entende-se por conclusiva a resposta que encerra o tratamento da manifestação, oferecendo solução de mérito ou informando a impossibilidade de seu prosseguimento.
  • A Ouvidoria deverá informar à Reitoria a existência de reclamação praticada por funcionário ou docente da Instituição.

 

Art. 15. Para o recebimento pela Ouvidoria, a denúncia deverá conter elementos mínimos de autoria e materialidade.

 

  • No caso da denúncia, entende-se por conclusiva a resposta que contenha informação sobre encaminhamento aos órgãos internos competentes para a apuração dos fatos e os resultados da apuração.

 

  • A denúncia poderá ser encerrada quando:
  1.           Estiver dirigida a órgão manifestamente incompetente para dar-lhe tratamento;
  2.           Não apresentar elementos mínimos indispensáveis à sua apuração; ou

 

  •          Seu autor descumprir os deveres de expor os fatos conforme a verdade; de proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; agir de modo temerário; ou deixar de prestar as informações que lhe forem solicitadas para o esclarecimento dos fatos.

 

  • A Ouvidoria deverá informar à Reitoria a existência de denúncia praticada por funcionário ou docente da Instituição.

 

 

CAPÍTULO III

DO OUVIDOR E SUAS ATRIBUIÇÕES

 

Art. 16. O Ouvidor Responsável é aquele designado pela Reitoria.

 

Art. 17. São atribuições do Ouvidor:

  1.        Garantir que todas as demandas recebidas e suas respectivas sugestões apresentadas tenham resposta conclusiva, obedecendo aos prazos estabelecidos no art. 9º e seguintes.

 

  1.           Cumprir e fazer estabelecer este Regulamento.

 

 

CAPÍTULO IV

DO AFASTAMENTO DO OUVIDOR E PROCEDIMENTOS ÉTICOS

 

Art. 18. O afastamento do Ouvidor no curso do mandato poderá ocorrer:

  1.                 A seu pedido;
  2.                 Por exercício de atividade ou função que configure conflito de interesse com o cargo;
  •            Por conduta ética incompatível com a função ou por negligência no cumprimento de suas obrigações e funções, assim deliberado pelo Conselho Superior, respeitado amplo direito de defesa;
  1.                 Se incorrer em penalidade decorrente de processo administrativo disciplinar;
  2.                 Se for condenado por crime em decisão judicial transitada em julgado;
  3.                 Se desligado do quadro administrativo; e
  •                Se, por iniciativa da Reitoria for indicada a alteração do Ouvidor.

Parágrafo Único: Em caso de afastamento, a indicação de novo Ouvidor observará as disposições deste Regimento.

 

Art. 19. À equipe da Ouvidoria, no exercício de suas funções, será exigido comportamento ético, zeloso, transparente, imparcial, sigiloso, íntegro, digno e respeitoso compatível com princípio da Declaração Universal dos Direitos Humanos, da Constituição da República Federativa do Brasil e Regimento Interno do UNITPAC.

 

 

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 20. A Reitoria, os Vice-Reitores, Diretores, Coordenadores, Chefes e demais dirigentes de órgãos que compõem a estrutura organizacional do UNITPAC deverão cooperar com a Ouvidoria no exercício de suas atribuições, facilitando, sempre que necessário e possível, o seu acesso a serviços, informações e servidores.

 

Art. 21. Os casos omissos serão resolvidos pelo Reitoria.

 

Art. 22. A Ouvidoria não apreciará questões que tenham por objeto análise de decisão judicial ou de questão posta em juízo.

 

Art. 23. O presente passa a vigorar a partir da data da sua aprovação e publicação.

 

Araguaína, junho de 2015.

 

 

 

Conselho Superior